Nullbelege sind spezielle Belege, die gemäß RKSV in bestimmten Situationen zu erstellen sind. Sie werden deswegen »Null«-Belege genannt, weil sie keine Bar-Umsätze ausweisen und somit den Umsatzzähler einer PC-Kasse um »Null« Euro erhöhen.

 

AIT2 erstellt solche Nullbelege stets automatisch. In nur sehr seltenen Fällen müssen Sie zusätzlich noch manuell eingreifen. Nullbelege können unter dem neuen Bildschirmkassen-Menüpunkt »Zusatzmenü« -> »RKSV« -> »RKSV Nullbelege« erstellt werden. Bitte beachten Sie dabei, dass in diesem Menü stets alle Nullbeleg-Typen inaktiv sind, die zum aktuellen Zeitpunkt an dieser PC-Kasse nicht erstellt werden dürfen.

 

Details zu den einzelnen Nullbelegen finden Sie im unten stehenden Kapitel »Typen von Nullbelegen«.

RKSV Belegprüfung bei FinanzOnline

Bestimmte RKSV-Nullbelege müssen über FinanzOnline einer Belegprüfung unterzogen werden, damit für die Finanz sichergestellt ist, dass die jeweilige PC-Kasse und ihre Signatureinheit erfolgreich registriert und der jeweilige Beleg gesetzeskonform erstellt wurde. Die FinanzOnline-Belegprüfungen können Sie auf jeder PC-Kasse im neuen Menü unter »Zusatzmenü« -> »RKSV« -> »FON Belegprüfung« durchführen (siehe Abbildung unten).

 

Details zur Durchführung dieser Prüfungen gemäß RKSV finden Sie im nächsten Kapitel »Typen von Nullbelegen«.

Typen von Nullbelegen

Startbeleg

Der Startbeleg wird im Rahmen einer Inbetriebnahme oder Wiederinbetriebnahme (nach einem Ausfall, Hardware-Defekt, o.ä.) einer PC-Kasse erstellt und markiert gleichzeitig den Beginn eines neuen Datenerfassungsprotokolls für die jeweilige PC-Kasse.

 

Gleich nach dessen Erstellung wird dieser Startbeleg über den neuen Bildschirmkassen-Menüpunkt »Zusatzmenü« -> »RKSV« -> »FON Belegprüfung« -> »Letzten Startbeleg prüfen« an FinanzOnline übertragen und dort geprüft.

 

Jeder Startbeleg und jeder Prüfbericht wird aus Gründen der Haltbarkeit automatisch auf einem Laserdrucker ausgedruckt und gleichzeitig als PDF-Dokument im DIN A4-Format im Verzeichnis K:\DBKx\Finanzonline\ der jeweiligen PC-Kasse am Apotheken-Server abgelegt.

 

Die Erstellung von Startbelegen und Prüfberichten wird prinzipiell durch Ihre Sanodat-Kundenbetreuer*in vorgenommen. Für Sie ist lediglich zu beachten, dass für die DIN A4-Ausdrucke die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß BAO gelten.

Schlussbeleg

Wird eine PC-Kasse außer Betrieb genommen, so ist für diese PC-Kasse ein Schlussbeleg zu erstellen. Eine Außerbetriebnahme kann verschiedene Gründe haben:

 

•Der Arbeitsplatz wird abgebaut und nicht mehr verwendet.

•Der Arbeitsplatz wird nicht mehr mit einer PC-Kasse gemäß RKSV betrieben.

•Die Unternehmensform bzw. die USt-ID ändert sich und die Kasse muss neu registriert werden.

•Der Eigentümer der PC-Kasse ändert sich und die Kasse muss neu registriert werden.

•Ein Systemausfall hat dazu geführt, dass das Datenerfassungsprotokoll nicht mehr ordnungsgemäß weitergeführt werden kann. Die Kasse muss daher neu registriert werden.

 

Einen Schlussbeleg erstellen Sie auf der jeweiligen (zu schließenden) PC-Kasse im neuen Menüpunkt »Zusatz« -> »RKSV« -> »RKSV Nullbelege« -> »Schlussbeleg«. Dabei werden Sie gewarnt, dass die PC-Kasse unwiderruflich außer Betrieb genommen wird und Sie danach auf dieser Kasse nicht mehr weiterarbeiten können. Konsultieren Sie daher bitte stets Ihren Sanodat-Kundenbetreuer, bevor Sie eine PC-Kasse mit dieser Funktion außer Betrieb nehmen. Als zusätzliche Sicherheit erfordert diese Funktion die Eingabe eines Kennwortes, und zwar dasselbe Kennwort, welches Sie auch in der Kasse bei der Durchführung eines Kassen-Tagesabschlusses eingeben.

 

Analog zum Startbeleg wird ein Schlussbeleg ebenfalls nicht nur am Bondrucker, sondern auch auf dem Laserdrucker ausgedruckt und als PDF-Dokument im DIN A4-Format auf dem Apotheken-Server abgelegt. Auch für diesen DIN A4-Ausdruck gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß BAO.

Monatsbeleg

Zum Monatswechsel muss jede PC-Kasse einen sogenannten Monatsbeleg erstellen. Der Monatsbeleg markiert die letzte Belegbuchung einer PC-Kasse für das jeweilige Kalendermonat. Für die Monatsbelege ist ansonsten kein weiteres Prozedere festgelegt, sie müssen lediglich in den in einem Folgekapitel beschriebenen Datensicherungen enthalten sein, um die Vollständigkeit der gesicherten Daten zu dokumentieren.

 

Der Monatsbeleg kann auf folgende Arten erstellt werden:

 

a) Manuell:

Wenn Sie wissen, dass eine PC-Kasse in einem Kalendermonat nicht mehr verwendet wird und keine Belegbuchungen bis zum Monatsende mehr stattfinden werden, erstellen Sie auf dieser Bildschirmkasse unter dem neuen Menüpunkt »Zusatz« -> »RKSV« -> »RKSV Nullbelege« -> »Monatsbeleg« einen Monatsbeleg und beenden anschließend die Kasse bzw. führen einen Kassen-Tagesabschluss durch.

Bitte beachten Sie, dass der Button»Monatsbeleg« inaktiv ist, wenn keine Erforderlichkeit eines  Monatsbelegs besteht, sprich, wenn er bereits durchgeführt wurde. Bitte beachten Sie weiters, dass ein neuer Monatsbeleg erforderlich ist, wenn Sie nach Erstellung eines Monatsbeleges im selben Kalendermonat weitere Geschäftsfälle auf der jeweiligen PC-Kasse abschließen.

 

Abgesehen von der manuellen Variante gibt es folgende automatische Mechanismen, die zu 100% sicherstellen, dass die Monatsbelege stets ordnungsgemäß und zum richtigen Zeitpunkt vom System erstellt werden.

 

b) Zum Monatsende im Rahmen des Kassen-Tagesabschlusses:

AIT2 erkennt ein Monatsende (zB Montag, den 31.07.2017) und bringt bei der Erstellung des Kassen-Tagesabschlusses folgende Abfrage:

 

 

Da es sich in den meisten Fällen tatsächlich um die letzte Buchung im jeweiligen Kalendermonat handeln wird, klicken Sie hier bitte auf »Ja«. AIT2 erstellt nun automatisch einen Monatsbeleg und einen Kassen-Tagesabschluss und beendet anschließend die Bildschirmkasse. Sollten Sie diese Kasse dann im aktuellen Kalendermonat doch nochmals in Betrieb nehmen und Geschäftsfälle buchen (z.B. wenn Sie Nachtdienst haben), ist ein neuerlicher Monatsbeleg erforderlich. Dass auch in diesem Fall der Monatsbeleg ordnungsgemäß erstellt wird, stellt die nächste (automatische) Variante sicher.

 

c) Automatische Erstellung des Monatsbelegs vor dem ersten Geschäftsfall im neuen Monat:

 

Sollte der Monatswechsel verstreichen, ohne dass mittels obiger Varianten a) und b) ein Monatsbeleg auf einer PC-Kasse erstellt wurde, wird AIT2 automatisch beim Start des Bildschirmkassen-Programms  bzw. spätestens vor dem Abschluss des ersten Geschäftsfalls im neuen Monat einen Monatsbeleg buchen.

 

Der Monatsbeleg wird bei den Varianten a) und c) auf einem Bondrucker als Bestätigung ausgedruckt, dass der Beleg erstellt wurde. Diesen Beleg müssen Sie nicht aufbewahren, Sie können ihn nach eigener Maßgabe auch getrost entsorgen.

Jahresbeleg (=Monatsbeleg vom Dezember) - Prüfung bei der Finanz

Unabhängig von einem allfällig schiefen Wirtschaftsjahr gilt der Monatsbeleg zum Wechsel des Kalenderjahres als »Jahresbeleg«. Für den Jahresbeleg gelten dieselben Erstellungsvarianten wie im Abschnitt »Monatsbeleg« beschrieben, er muss jedoch zusätzlich bei der Finanz einer Prüfung unterzogen werden.

Automatische Prüfung der Jahresbelege:

Sobald der Jahreswechsel verstrichen ist, führt jede RKSV-Kasse beim Starten des Bildschirmkassen-Programms die Prüfung des jeweiligen Jahresbelegs über FinanzOnline automatisch durch.

 

Dabei wird der Jahresbeleg inkl. dem Prüfungsergebnis automatisch auf Ihrem Standarddrucker ausgedruckt sowie als DIN A4-Dokument im PDF-Format im Ordner K:\DBKx\Finanzonline\ der jeweiligen PC-Kasse am Apotheken-Server abgelegt. Als zusätzliche Bestätigung für die durchgeführte Belegprüfung wird das erstellte PDF-Dokument gleich in einem PDF-Reader auf dem Bildschirm angezeigt.

 

Nach Bestätigung der Rückmeldung über den Erfolg bzw. den Misserfolg der durchgeführten Jahresbeleg-Prüfung, können Sie mit der jeweiligen Bildschirmkasse weiterarbeiten.

 

Sollte die Prüfung fehlschlagen (z.B. Internetausfall, FinanzOnline nicht erreichbar, etc.), wird die jeweilige Bildschirmkasse beim nächsten Programmstart einen erneuten Versuch durchführen.

 

Bei einem negativen Prüfungsergebnis seitens der Finanz wechselt die Bildschirmkasse zudem in den Ausfallstatus (»Sicherheitseinrichtung ausgefallen«), solange kein positives Prüfungsergebnis erreicht wird.

 

Sollte trotz mehrmaliger Versuche (also mehrmaliger Bildschirmkassenstarts an den folgenden Tagen) eine Kasse ihren Jahresbeleg nicht erfolgreich prüfen können, kontaktieren Sie bitte Ihren Sanodat-Kundenbetreuer!

 

Bitte beachten Sie, dass die Prüfung aller Ihrer Jahresbelege bis spätestens 15.Februar erfolgen muss und der DIN A4-Ausdruck des Jahresbelegs (inkl. dem Prüfungsergebnis) aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gemäß Bundesabgabenordnung aufzubewahren ist.

Manuelle Prüfung der Jahresbelege:

Neben den eben beschriebenen automatischen Prozessen, können Sie die Prüfung Ihrer Jahresbelege auch jederzeit manuell vornehmen. Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor:

 

Erstellen Sie zunächst (wie im obigen Abschnitt »Monatsbeleg« beschrieben) auf jeder RKSV-Kasse einen Monatsbeleg für den Monat Dezember (=Jahresbeleg). Anschließend klicken Sie auf jeder RKSV-Kasse in der Bildschirmkasse auf den neuen Menüpunkt »Zusatz« -> »RKSV« -> »FON Belegprüfung« -> »Letzten Jahresbeleg prüfen«.

êDie Prüfung wird jetzt durchgeführt. Dies kann bis zu 20 Sekunden dauern.

êDanach wird der Prüfbericht (PDF) gleich am Bildschirm angezeigt und auf Ihrem Standarddrucker ausgedruckt sowie als A4-PDF-Dokument im Ordner K:\DBKx\Finanzonline\ der jeweiligen PC-Kasse am Apotheken-Server abgelegt.

êDer DIN A4-Ausdruck des Prüfberichts ist gemäß der Aufbewahrungsfristen der BAO aufzubewahren.

êIm Gegensatz zur automatischen Methode können Sie die Prüfung Ihrer Jahresbelege somit auch schon im aktuellen Kalenderjahr (z.B. am 30.12.) durchführen.

Kontrollbeleg

Mit dem Kontrollbeleg kann jederzeit ein Nullbeleg erstellt und der Ausdruck (Kassabon) mit einer Handy-App der Finanz geprüft werden. Die Anwendung dieser Funktion wird insbesondere von Betriebsprüfern bzw. von der Finanzpolizei im Rahmen von Betriebsprüfungen und Kassennachschauen gefordert werden.

Ausfallbeleg

Ein Ausfallbeleg wird von AIT2 stets automatisch erstellt und markiert das Ende eines Zeitraums, in dem auf einer PC-Kasse Geschäftsfälle mit »ausgefallener Sicherheitseinrichtung« gebucht und protokolliert wurden. Sie bemerken diese Buchung im Grunde nur aufgrund des Belegdrucks auf dem Bondrucker (den Beleg können Sie entsorgen, er muss nicht aufbewahrt werden).

 

Der Beleg nennt sich »RKSV SAMMELBELEG« und weist den Bereich der Belegnummern aus, die mit ausgefallener Signatureinheit gebucht wurden (z.B. '201704-1420 bis 201704-1478').

 

Weitere Details zum Arbeiten mit ausgefallener Sicherheitseinrichtung finden Sie im nächsten Kapitel.