Bei Ausfall einer PC-Kasse (Hardware-Defekt, System-Defekt) ist ebenso wie beim Ausfall einer Sicherheitseinrichtung nach Möglichkeit auf andere PC-Kassen auszuweichen. Dauert der Ausfall einer PC-Kasse länger als 48 Stunden, besteht die Verpflichtung, diesen Ausfall bei FinanzOnline zu melden.

 

Hinweis: Details zur Durchführung von FinanzOnline-Meldungen finden Sie im unten stehenden Kapitel »FinanzOnline Meldungen«.

Paragon-Modus zur Nacherfassung von Geschäftsfällen

Ist eine PC-Kasse komplett ausgefallen, so dass keine Vorgänge elektronisch erfasst werden können und kann nicht auf eine andere Kasse ausgewichen werden, so müssen Belege vorübergehend handschriftlich auf einem Rechnungsblock (mit Durchschlag) ausgestellt werden. Die in Österreich umgangssprachlich nach dem ersten österreichischen Hersteller »Paragon« genannten Rechnungs- oder Kassenblöcke sind in der Regel Blatt für Blatt durch nummeriert. Diese Nummer ist eindeutig und dient im AIT2 als »Paragonnummer«.

 

Der handschriftlich erfasste Paragon wird wie sonst der Kassabon an den Kunden abgegeben und der Durchschlag bleibt in der Apotheke. Die erfassten Vorgänge müssen dann anhand der Durchschläge zeitnah entweder an einer anderen PC-Kasse oder an der reparierten und nun wieder funktionstüchtigen Kasse übernommen werden. Dies stellt nicht nur die gesetzeskonforme Erfassung Ihrer Geschäftsvorgänge im Rahmen der Registrierkassensicherheitsverordnung sicher, sondern hält Ihre Lagerstände im AIT2 aktuell und dient somit der korrekten Abwicklung aller Prozesse die auf den Lagerständen basieren. Wie z.B. die automatisierte Nachbestellung eines Artikel, wenn er unter dem Mindestbestand ist.

 

Für die Übernahme der Paragons in das AIT2 System wurde mit der neuen Version der »Paragon-Modus« in die AIT2 Bildschirmkasse integriert. Unter »Zusatz« -> »RKSV« -> »F5 PARAGON-Modus« wird der Modus aktiviert.

Der aktivierte Modus wird in der Bildschirmkasse oben rechts durch einen blinkenden mit »PARAGON - Modus« beschrifteten Button dargestellt.

 

Hinweis: Nutzt Ihre Apotheke einen an die Bildschirmkasse angeschlossenen Lagerautomaten werden Sie beim Starten des Paragon-Modus jedenfalls gefragt ob die Auslagerung für die Dauer des Modus abgeschaltet werden soll.  

 

Die Nacherfassung und Buchung der Vorgänge mit Hilfe der Paragon-Durchschläge erfolgt nun wie gewohnt. Beim Vorgangsabschluss wird die »Paragon-Nr.:« abgefragt.

 

 

Diese wird folgend sowohl als Referenz im AIT2 System dem Vorgang zugeordnet als auch auf dem Kassabon des nun nacherfassten Geschäftsfalls angedruckt. Da der Paragon den der Kunde bekommen hat das Original ist, wird der Kassabon neben der »ParagonNr.:« als »DUPLIKAT« ausgewiesen. Der Paragon-Durchschlag und das Duplikat müssen am besten zusammengeheftet aufbewahrt werden (hierbei gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß BAO).

 

 

Sind alle Paragon-Vorgänge nacherfasst, kann der Modus wieder unter »Zusatz« -> »RKSV« -> »F5 PARAGON-Modus« beendet werden.